Alternative Arbeitsmethoden: Erfolgreiche Projekte mit beschränkten Ressourcen

Wir kennen es alle: Die Idee ist gut, das Projekt sinnstiftend und lehrreich, aber die Zeit ist zu knapp oder das Budget zu tief.Wir sind überzeugt, dass es für viele dieser Ausgangslagen gute Lösungen gibt. Und zwar im Rahmen einer fairer Entlohnung und ohne Nachtschichten.

Der Berufsalltag stellt uns regelmässig vor komplexe Herausforderungen, welche aufgrund von diversen Einflussfaktoren nach Unterstützung verlangen. Einerseits beeinflussen nicht ausreichende Ressourcen, fehlende Kenntnisse und Erfahrungen die Rahmenbedingungen oft negativ. Andererseits fällt der Projektstart oft schwer, weil die Situation abstrakt, von Problemen getrieben und von eigenen Annahmen geprägt ist.

Unter anderem ist in solchen Fällen die Zusammenarbeit mit einer Agentur hilfreich und empfehlenswert. Die eigenen Erfahrungswerte und Kenntnisse kombiniert mit den Dienstleistungen einer Agentur ermöglichen die Kreation bedürfnisorientierter Produkte und Konzepte. Dabei ist es selbstverständlich möglich, Begleitung phasenweise oder über die gesamte Projektdauer in Anspruch zu nehmen und situativ unterschiedliches Know-How einzusetzen. Die Entscheidung, nicht mit einer Agentur zusammenzuarbeiten, sollte nicht aufgrund von Ressourcenknappheit gefällt werden, ohne ein Gespräch zu führen. Dazu möchten wir motivieren.

Wir entwickeln gemeinsam mit der Kundschaft Kommunikationslösungen und digitale Werkzeuge. Wir arbeiten für Projekte, die der Welt gut tun. Passt ein Projekt zu uns, verfügt aber über nicht allzu viele (finanzielle) Ressourcen, lohnt es sich, im Rahmen von alternativen Arbeitsmethoden die Zusammenarbeit neu zu denken. Denn oft scheint die strukturierte Herangehensweise unter professioneller Begleitung (im Sinne von Human Centered Design) der richtige Ansatz, das Budget hierfür aber zu klein. Die Zusammenarbeit lohnt sich, finanziell wie auch hinsichtlich der zukünftigen Performance, aber allemal. Wir empfehlen deshalb auch mit einem eher kleinen Budget eine Zusammenarbeit in Betracht zu ziehen und mit uns über Möglichkeiten zu sprechen. Auch kleine Budgets können überlegt investiert und im Sinne der Endnutzer:innen und eines funktionierenden und lösungsorientierten Produktes eingesetzt werden.

Hierfür motivieren wir, ausserhalb der Box zu denken und freuen uns auf alternative Arbeitsmethoden in der Zusammenarbeit. Nachfolgend möchten wir zwei Beispiele aufzeigen, mit denen wir gute Erfahrungen gemacht haben.

Wir bilden gemeinsam ein Team

Im Rahmen von beschränkten Budgets ist es uns oft nicht möglich, den Auftrag alleine zu erfüllen. Gemeinsam mit der Kundschaft ist das Arbeitsvolumen innerhalb der finanziellen Möglichkeiten aber oft tragbar. Deshalb bilden wir das Projektkernteam aus Expert:innen seitens Kundschaft und aus Expert:innen seitens Feinheit. Im Unterschied zum ursprünglichen Dienstleistungsgedanken übernehmen dabei alle Projektteammitglieder operative Arbeiten im Rahmen des Projekts. Ob das Arbeitsvolumen die Teilnahme an Workshops übersteigt, ist rollenabhängig und Frage der Vereinbarung.

Wir arbeiten gemeinsam und sehr eng, auf Augenhöhe und vertrauensvoll an den vereinbarten Zielsetzungen. Dabei wird in einem ersten Schritt definiert, wie sich Verantwortlichkeiten verteilen und wie viele Personalressourcen wo anfallen.

Die klassische Rollenverteilung in der Beziehung zwischen Kundschaft und Agentur verschwimmen.

Traditionellerweise übernehmen wir die Verantwortung für die inhaltliche Planung von Arbeitstagen und Workshops und leiten durch das Projekt. Die Resultate erarbeiten wir gemeinsam und teilen Aufgaben je nach Fähigkeiten und methodischem Know-How auf. Klassische administrative und organisatorische Projektleitung werden dabei oft von der Kundschaft übernommen.

Blockarbeit im grossen Team

Im Rahmen von engen Zeitplänen ist es wichtig, die übrig gebliebene Zeit so konzentriert und fokussiert wie möglich einzusetzen. Dabei ist die Zeitersparnis, die wir durch Blockarbeit ermöglichen, zentral. Seitens der Agentur werden Arbeitsblöcke festgelegt, während denen nur an diesem Projekt gearbeitet wird.

Der regelmässige Austausch untereinander und teamübergreifend wird zum Projektstart geplant, die termingerechte Verfügbarkeit von Teammitgliedern und Arbeitserledigung ist ausschlaggebend für den Erfolg des Projektes.

Teammitglieder arbeiten fokussiert und ohne Unterbrechungen durch andere Projekte, administrative Arbeiten und Unterbrüche verringern sich auf das Minimum.

Die Kombination beider Arbeitsmethoden ist problemlos möglich und Frage der Organisation. Die beiden Beispiele dienen der Inspiration und sollen Hürden abbauen. Wir freuen uns, gemeinsam mit euch neue Formen der Zusammenarbeit zu finden!