Ein kleiner Guide zum passenden Social Media Management Tool

Auf verschiedenen Geräten bei unterschiedlichen Kanälen angemeldet, Ferienabwesenheiten, eigene Passwörter und Zwei-Faktoren-Authentifizierung machen die Social Media Organisation manchmal ganz schön kompliziert. Umso wichtiger ist es, ein gemeinsames Social Media Management-Tool zu finden, welches die organisatorischen Hürden überwindet und mit dem man sich auf die inhaltliche Content-Planung konzentrieren kann.

Das Angebot von Social Media Management Tools ist riesig, die richtige Auswahl zu treffen nicht einfach. Die Evaluation eines passenden Tools ist ernstzunehmen, denn es muss zu den internen Strukturen und Bedürfnissen passen.

Wofür überhaupt ein Social Media Management Tool?

Social Media Management Tools ermöglichen es, sich einen breiten Überblick über die verschiedenen Kanäle und Plattformen zu verschaffen. Von Content-Planung über Organisation der Verantwortlichkeiten bis zum Beantworten und Monitoren der Direktnachrichten. Die Grundidee dabei ist, Beiträge im Voraus zu planen, Nachrichten zu beantworten und anschliessend die Performance zu analysieren.

Das häufigste Problem? Meistens bietet ein einziges Tool nicht alle Funktionen. Wo beispielsweise Verantwortungen für Community Management am übersichtlichsten unter den Mitarbeitenden aufgeteilt werden können, gibt es u.U. keinen Platz für strategische Prozesse und vice versa.

Wir versuchten also anhand einiger Schritte etwas Struktur in die Sache zu bringen: Bei der Evaluation des passenden Tools sollten zwei Aspekte massgeblich beachtet werden: Die soziale Funktion und das technische Angebot.

Wie hilft uns das Tool dabei, die sozialen Herausforderungen zu bewältigen – also wie organisieren wir uns untereinander? Sind die Tools so konzipiert, dass wir uns darin austauschen und Verantwortungen übergeben können oder braucht es einen Workaround?

Der zweite Aspekt ist der technische: Was muss das Tool alles anbieten, sodass es die Erreichung unserer Social-Media-Ziele unterstützt? Wo liegen unsere Schwerpunkte in der Social Media Kommunikation?

Wie geht man also die Suche nach einem optimalen Tool an?

In erster Linie lohnt es sich, drei Prioritäten zu setzen, was das Tool können muss. Die restlichen nice-to-have Features können dann je nach Relevanz mit in die Entscheidung einbezogen werden.

Wenn beispielsweise in den sozialen Medien oft über mein Unternehmen gesprochen wird und wir uns aktiv an der Kommunikation beteiligen möchten, lohnt es sich, die Monitoring-Funktion zu priorisieren. Anhand bestimmter Keywords wird dann das Tool für uns relevante Threads und Posts anzeigen, auf deren Diskurse wir dann einsteigen können. Dazu eignet sich beispielsweise das französische Unternehmen Agorapulse gut. Die übersichtliche, personalisierbare Monitoring-Funktion beobachtet, was auf den Social Media Kanälen diskutiert wird.

Als eher kleineres Unternehmen mit einer überschaubaren Reichweite ist es hingegen wichtiger, auf den eigenen Seiten aktives Community Management zu betreiben. Das heisst konkret: Leute, die mit unseren Inhalten interagieren, müssen abgeholt werden und wir müssen in den Diskurs mit den verschiedenen Stakeholdern treten. Das Management Tool Swat.io bietet hier beispielsweise eine optimale Funktion, um Zuständigkeiten im Team zu regeln und einander die Verantwortlichkeiten der Kommentare zuzuweisen.

Mögliche Features und Funktionen, die das passende Tool haben sollte:

• Redaktionsplanung (Verwaltung und Content Planung mehrerer Channels)
• Community Management
• Aussagekräftige Berichte und Analysen zur Performance der verschiedenen Kanäle
• Integriertes Dashboard zum Festhalten und Brainstormen strategischer Themen wie Zielgruppen, Kernbotschaften, Keywords etc.
• die Errichtung verschiedener unabhängiger Workspaces je Unternehmen (bspw. relevant für Agenturen mit verschiedenen Kundschaften)
• Social Listening/Monitoring

Ergänzend dazu werden gewisse fehlende Schnittstellen erst sichtbar, wenn man das Tool über eine gewisse Zeit aktiv braucht. Deshalb lohnt es sich hier bei der Evaluation, bereits ein besonderes Auge darauf zu haben: Als Unternehmen, welches öfter Video-Content publiziert, müsste man sich beispielsweise fragen: Können wir über das Tool direkt ein Vorschaubild des Videos definieren oder muss das dann jeweils händisch im Nachgang direkt auf dem Kanal gemacht werden.

Anderer Case: Könnten Personen bei einem Instagram-Post bereits in der Redaktionsplanung über das Tool markiert werden oder muss dies zusätzlich manuell auf der Instagram-App erfolgen?

Auch die Support-Funktion sollte rund um die Uhr verfügbar sein. Wenn ein Upload oder eine Schnittstelle zwischen den Kanälen und dem Tool nicht funktionieren, ist es wichtig, zeitnah eine Antwort zu erhalten. Die meisten Social Media Management Tools bieten dies im Grund-Abo-Paket an.

Bekanntlich findet jeder Topf seinen Deckel :-) Gerne unterstützen wir dich bei der Evaluation des passenden Management Tools.

P.S. Im Hinblick auf das neue Datenschutzgesetz (nDSG), welches 2023 eingeführt wird, stellen die meisten Monitoring-Tools kein Problem dar. Für eine datenschutzkonforme Verwendung des Tools muss sichergestellt werden, dass eine Beschränkung auf die Analyse von öffentlichen Meinungen und Kommentare vorgenommen wird. Auf eine Analyse oder Speicherung von personenbezogenen Daten ist also abzusehen.